한인 목회자가 백인이 회중인 교회로 파송을 받아서 해야 하는 일들이 있다. 아프거나 거동이 불편한 교인 심방, 지역사회 주요 인사들과 다른 교회 목회자들 만나기, 또 교회의 모든 회의에 참석해야 한다. 물론 남의 나라말로 해야 하므로 어느 것 하나 쉬운 것이 없다. 그러나 한국에서 태어나고 자란 사람으로서, 어려운 것 중 하나가 바로 회의에 참석하고, 가끔 목회자로서 회의를 이끌어야 하는 것이다.
물론 교회 안에서 대부분의 회의는 충분히 잘 아는 교회 임원들이나 교인들과 하기 때문에 대부분의 경우 정식으로 회의 이끌거나 관련 전문 용어를 사용하지 않아도 된다. 그래서 대부분 회의를 기도로 시작하고 대부분은 약식으로 진행하게 된다.
앞으로도 교인과 혹은 임원과 회의할 때, 약식으로 할 수 있고, 해도 된다. 개 교회를 넘어서 지방회나 연회 등의 회의에 참석하게 된다면, 많은 한인 목회자는 영어로 진행되는 회의 진행 방식과 전문 용어에, 그 회의에 100% 집중을 할 수 없다. 다섯 처녀가 등에 기름을 준비해 신랑이 오는 것을 예비했던 것처럼, 우리 한인 목회자도 회의의 진행 방식과 회의 용어를 잘 알고 준비해 둔다면, 나중에 기회가 되었을 때, 목회자로서 교회의 지도자로서 교인들에게 그 자질을 입증할 수 있다. 또한 목회자는 회의 진행 방식과 전문 용어를 통해 누가 언제 발언할 수 있는지 정할 수 있고, 교회에서 회의를 보다 효율적이고 생산적으로 이끌 수 있게 된다.
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회의 전문 용어
- Chair는 의장이며 회의를 책임지고 이끄는 사람을 일컫는다. 회장, 의장 등으로 불리지만 같은 의미이다. 개 교회에서 임원회 회장이 임원회를 이끌며, 구역회는 지방회 감리사나 다른 정회원 장로 목사가 이끌기도 한다.
- Agenda는 안건 목록을 말하며 회의에서 논의할 주제, 항목 또는 문제를 요약한 문서이다. 회의에서 무엇을 다룰지 가이드 역할을 하며 중요한 사안이 다뤄질 수 있도록 돕는다.
- Minutes는 회의록으로 회의 중에 일어난 일에 대한 공식적인 서면 기록이다. 회의록에는 보통 참석자, 논의된 주제, 결정된 사항 같은 세부 정보가 포함된다.
- Quorum은 정족수로서 회의가 유효하고 의사 결정이 이루어지기 위해 필요한 최소 구성원 수이다.
- Call to orders는 개회 선언이며, 의장이나 목회자가 회의의 시작을 알리는 선포이다.
- Call the Roll은 쉽게 말해 출석 확인이다. 회의 유효성과 의사 결정을 위해 회의에 참석한 회원의 출석 여부를 확인한다.
- Adapt는 안건이나 회의에서 무언가를 받아들인다는 말, 즉 채택이다.
- Unfinished Business란 지난 회의에서 결정되지 않고 이번 회의로 연기된 안건으로 미결 사항을 말한다.
- New Business는 이번 회의에서 논의할 현재 안건들로 신규 의제를 말한다.
- Motion은 공식 회의에서 쓰이는 용어, 동의로서, 누군가에게 찬성한다는 동의(同意)가 아니라 움직일 동(動), 의논할 의(議)로서, 회의 중 안건의 토의하기 위해 안건을 회의에서 의논할 것을 제안하는 것이다. 회원 중 동의가 없을 때, 진행을 위해 의장이 동의(Entertain a motion)하는지 묻기도 한다.
- Make/Move a motion은 회의의 회원이 논의할 문제나 안건을 논의할 것을 제안한다.
- Second a motion은 회의의 다른 회원이 위에 언급된 해당 문제를 논의해야 한다는 데 찬성한다는 의미로 재청(再請)한다.
- Have/get/be given a floor 는 의장이 발언을 위한 회원을 알아보고 발언권을 부여하는 것이다.
- Table a motion은 순조로운 진행 혹은 긴급 안건 처리를 위해서 상정된 원안의 심의를 잠시 보류하는 것으로 보류 동의라 말한다.
- Vote는 안건에 대한 찬반 투표로서 “aye”는 찬성을 의미하며, “nay”는 반대를 의미한다. 다른 표현으로는 가부 표결(Vote up or down)로, 찬성과 반대를 투표한다.
- By voice, roll call, general consent, division or rising or ballot은 안건에 대한 투표 방식이다. By voice는 “aye나 nay”를 말함으로써 투표하고, by roll call은 회원 개인이 호명될 때, 찬성과 반대를 말하는 방식이고, by general consent는 반대가 없을 것으로 예상될 때, 의장이 “반대가 없으면~”으로 투표하는 방식이다. By division or rising은 찬반을 위해 손을 올리거나 일어서서 투표하는 방식 혹은 찬성과 반대를 회의장의 다른 구역으로 나누어 투표하는 방식이며, by ballot은 용지를 통해 투표하는 방식이다.
- Majority Vote는 과반수 투표로 회의 참석의 절반 이상이 찬성해야 하고, 2/3 vote는 참석 인원의 3분의 2 이상이 찬성해야 통과하는 투표제도이다.
- Motion carried(lost)는 투표를 통해 안건이 통과되거나 통과 되지 않았음을 알리는 가결(부결)을 의미한다.
- Adjourn은 회의 도중 휴식을 취하거나 정기적으로 열리는 회의를 종료하는 것으로, 다음 회의 개최 시기에 따라 다음 달 또는 내년까지 실제로 휴식을 취하는 것이다.
- Motion이란, 회의에서 회원이 제출하는 안건으로, 투표를 통해서 결정을 내리기 위해 회의에 제출되는 공식적인 제안이다.
- Second이란 재청(再請)을 의미하며 회의 중 누군가 제출한 안건을 정식 안건으로 다루어 주기를 청한다는 의미이다.
- Discussion이란 제기된 안건에 대해 찬성과 반대하는 의견에 대한 토론을 말한다.
- Restate Motion은 안건 재진술로서, 전체 회의가 투표하기 전에 의장은 안건에 대해 재진술해야 한다.
- Vote는 투표로서 제기된 안건을 회원들이 투표로 먼저 찬성과 반대를 투표한다.
- Announce Vote는 의장이 투표의 결과를 발표하는 단계를 말한다.
의사 결정 단계에서 기억해야 할 점
- 모든 회원은 회의에서 동등하게 발언할 수 있는 권리를 가진다. 하지만 발언하기 전에 의장의 허락이 필요하다.
- 한 번에 한 명만 발언할 수 있다. 다른 사람이 말하는 동안 끼어드는 것은 무례한 행동이며 효과적인 의사소통을 방해할 수 있다. 발언자를 방해하지 않고 손을 들고 의장이 발언권을줄 때까지 기다렸다가 발언한다.
- 논의 중인 주제에 대해서만 발언할 수 있다. 회의 중에 다루어야 하는 안건에 집중하는 것이 중요하다. 주제와 관련 없는 논의는 회의의 흐름을 방해하고 모두의 귀중한 시간을 낭비할 수 있다.
회의를 진행하거나 참여할 때 알아두면 좋은 문장들
- I call “Charge conference or Church Council” to order. (구역회, 임원회)의 개회를 선언합니다.
- Any corrections or additions to the last minutes? 지난 회의록에 수정하거나 추가할 내용이 있나요?
- If not, the minutes stand approved as read (or as corrected). 더 이상 수정이나 추가할 사항이 없으면 회의록은 읽은 대로 (또는 수정한 대로) 승인됩니다.
- Is there any unfinished business? 지난번 회의에 미결 사항이 있나요?
- If there is no more unfinished business, we will move on to new business. 미결 사항이 더 없으면, 새로운 안건을 다룰 것입니다.
- The chair(or I) will entertain a motion to (a motion or a previous business). (제안이나 이전 회기 미결 사항)의 동의하십니까?
- I move (that motion). 안건에 동의합니다.
- I second. 재청합니다.
- A motion has been made and seconded. All those in favor say “Aye.” 안건에 동의하고 재청하였습니다. 다들 찬성하시면 “찬성”이라고 말해주세요.
- Any opposed? 반대 있습니까?
- The motion carries – 안건이 채택되었습니다.
- The Chair recognizes Member 1. You have the floor. Member 1 has the floor. 회원 1은 발언하세요.
- The ayes have it. 다수의 찬성으로 가결되었습니다.
- If there's no further business, this meeting is adjourned. 더 이상의 안건이 없다면, 이 회의는 휴회합니다.
아래의 회의 관련 용어 대조표는 연합감리교회 은퇴 목사인 김찬희 박사가 제공해 주었다. 필요에 따라 다운로드하여 사용할 수 있다.
오천의 목사는 한인/아시아인 리더 자료를 담당하고 있는 연합감리교회 정회원 목사이다. coh@umcom.org나 615) 742-5457로 연락할 수 있다.